ЭЛЕКТРОННОЕ УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

Microsoft Word 2000

Выбрать Тему...
Тема 7.Оформление документов Microsoft Word
>>Разработка форм
Форма — это документ, который содержит следующие элементы:
  • текст или графические элементы, которые не могут быть изменены лицом, заполняющим форму. Эти элементы задаются разработчиком формы и включают в себя вопросы, списки возможных ответов, таблицы с данными и т. д.;
  • незаполненные области, в которые вводит данные лицо, заполняющее форму.

Для создания формы набросайте ее примерный вид или используйте в качестве образца уже созданную форму. Решите, какой будет форма: электронной или печатной. К преимуществам электронных форм относятся автоматическая проверка введенных данных (например, номера сотрудника), обновление зависимых полей (например, полей города и области при вводе почтового индекса) и наличие подсказок, которые облегчают заполнение формы. Многие формы, например контракты, состоят в основном из текста с включенными в него полями формы, в которые вводятся необходимые данные. В других формах используются сетки, которые сочетают в себе такие свойства таблиц, как выравнивание текста, рамки для выделения заполняемых полей, выделение цветом заголовков и другие специальные приемы, которые делают форму более привлекательной и легкой в использовании.

Для разработки и создания форм используют следующие средства Word:
  1. кнопку Добавить таблицу на панели инструментов *Формы – для создания формы с простой структурой;
  2. кнопку Нарисовать таблицу на панели инструментов *Формы, – для создания сложных форм;
  3. средства форматирования и команду Границы и заливка... – для увеличения привлекательности формы.
  4. поля формы: текстовые поля, флажки и раскрывающиеся списки.

Для добавления полей формы в электронную форму или документ используется панель инструментов *Формы.
Для вставки полей формы необходимо:
  1. выбрать в меню Вид команду Панели инструментов и далее – Формы;
  2. установить курсор в документе туда, куда следует вставить поле формы;
  3. щелкнуть соответствующую кнопку на панели *Формы:
    - кнопку Текстовое поле – добавляется текстовое поле, для него может быть задано значение по умолчанию, так что пользователям не придется вводить наиболее вероятный ответ, кроме случая, когда их ответ отличается;
    - кнопку Флажок – флажок добавляется рядом с независимым параметром, который либо устанавливается, либо сбрасывается. Флажки могут быть также добавлены к группе параметров, которые не являются взаимоисключающими (то есть можно выбрать более одного параметра);
    - кнопку Поле со списком – добавляется список возможных ответов. Если список достаточно большой, пользователь сможет пролистывать его для просмотра остальных ответов.
  4. дважды щелкнуть на поле в тексте документа – для задания параметров;
  5. задать параметры соответствующего поля в диалоговом окне 'Параметры текстового поля'.
    Например для текстового поля можно задать следующие параметры.
  6. нажать кнопку 'Текст справки...', добавить текст справки к полям формы.
Для добавления элементов в список необходимо:
  1. щелкнуть дважды поле со списком;
  2. ввести название элемента в поле Элемент списка:;
  3. нажать кнопку 'Добавить';
  4. нажать 'OK'.

По умолчанию в поле со списком отображается первый элемент списка. Используйте кнопки со стрелками, чтобы переместить часто выбираемый ответ на первую позицию.

Затенение полей формы позволяет легко находить поля, которые требуется заполнить.

Для затенения полей формы необходимо:
  1. нажать кнопку Затенение полей формы на панели инструментов *Формы – для электронных форм (данное затенение не выводится при печати);
  2. выделить поле, которое хотите затенить;
  3. выбрать команду Границы и заливка..., установить нужные параметры на вкладке Заливка – для печатных форм.

После создания электронной формы, ее следует защитить, чтобы пользователи смогли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

Для защиты формы необходимо:
  1. выбрать команду Установить защиту... в меню Сервис;
  2. установить переключатель Запретить любые изменения, кроме в положение ввода данных в полях форм:;
  3. ввести пароль для формы в поле Пароль (необязателен): и нажать 'OK';
  4. нажать кнопку Защита формы на панели инструментов *Формы – для установки и снятия защиты во время разработки или изменения формы.

вверх