• Основные понятия
• Создание связей
• Построение и изменение запросов
• Создание отчета
• Просмотр отчета
• Материал для закрепления
• Упражнения

Взаимосвязь таблиц позволяет одновременно просматривать данные из нескольких таблиц. Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запрос - это специально подготовленный вопрос об информации в базе данных (например: сколько в группе однофамильцев?). С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Наиболее распространенный тип запросов - запрос на выборку. Запрос на выборку отбирает данные из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке. Access предлагает два способа создания запросов: с помощью "Мастера" или в режиме "Конструктора".

Мастера запросов выполняют пошаговую процедуру построения запроса, задавая серию вопросов и предлагая варианты ответов. Чтобы построить запрос с помощью мастера следует указать имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос, а затем выбрать поля, данные которых нужно использовать.

Режим Конструктора позволяет не только создавать запрос, но и модифицировать существующий. Для этого следует открыть запрос в режиме "Конструктора", добавить поля, задать условия отбора, установить параметры, определить порядок сортировки и обобщить информацию.

Фильтры извлекают данные из одной таблицы, запросы позволяют получать информацию из нескольких таблиц. Кроме того, их можно сохранять и использовать повторно.

1. щелкнуть на пункте Запросы на панели объектов;
2. щелкнуть на кнопке 'Создать' на панели инструментов окна базы данных - появится диалоговое окно 'Новый запрос';
3. щелкнуть дважды на пункте Простой запрос списка правой части окна - откроется первое окно 'Создание простых запросов';
4. развернуть список поля Таблицы и запросы и выделить нужную таблицу - поля таблицы отобразятся в окне Доступные поля:;
5. переместить поля, которые будут участвовать в запросе, из списка Доступные поля: в список Выбранные поля: для этого:

   щелкнуть дважды на нужном поле в списке Доступные поля:; использовать кнопки: ,,,;

6. щелкнуть на кнопке 'Далее >';
7. выбрать вид отчета: подробный или итоговый и щелкнуть на кнопке 'Далее >';
8. ввести имя запроса и выделить вариант 
   Открыть запрос для просмотра данных;
9. щелкнуть на кнопке 'Готово'.

Мастер закроется, а запрос откроется для просмотра в режиме таблицы.

Готовый запрос можно изменять в режиме "Конструктора". В верхнюю часть окна конструктора запросов можно вставлять таблицы, поля которых включаются в запрос, расширяя тем самым обзор данных.

1. выделить запрос, который нужно изменить, в списке запросов и щелкнуть на кнопке 'Конструктор';
2. чтобы добавить поле в запрос следует:

   перетащить нужное поле из списка полей таблицы вверху окна запроса в пустое поле на бланке запроса;

3. чтобы изменить расположение поля в запросе следует:

   выделить соответствующий столбец и удерживая левую кнопку мыши перемещать столбец, пока не выделиться граница между нужными столбцами;

4. чтобы удалить поле из запроса следует:

   выделить столбец нажать клавишу Delete.

5. закрыть запрос, сохранив изменения.

При изменениях в запросе реальные данные остаются неизменными.

1. щелкнуть в ячейке Условие отбора: на бланке запроса в столбце, для которого нужно задать условие;
2. ввести:

   текстовое значение и нажать клавишу Enter - текст будет заключен в кавычки. Они указывают, что задан текстовый, а не числовой критерий; ввести число и нажать клавишу Enter;

3. выбрать Режим таблицы на панели в меню Вид - результаты отобразятся на экране в режиме таблицы;
4. просмотреть результаты.

1. перейти в режим "Конструктора" используя меню Вид;
2. щелкнуть в ячейке или: на бланке запроса в столбце, ввести значение и нажать Enter;
3. щелкнуть на кнопке 'Сохранить' на панели инструментов *Конструктор запросов;
4. просмотреть результаты запроса в табличном виде.

Для улучшения представления результатов запроса, можно использовать сортировку. Сортировка результатов запроса в режиме "Таблицы" не влияет на исходный запрос. Сортировка, заданная в режиме "Конструктора", изменяет запрос и может быть сохранена.

1. отобразить запрос в режиме "Конструктора";

   щелкнуть на бланке запроса в ячейке Сортировка: нужного столбца - в ячейке появится стрелка, открывающая список; выделить в списке значение, например, по возрастанию; щелкнуть в ячейке Сортировка: другого столбца и задать значение, например, по убыванию;

2. перейти в режим таблицы - результаты запроса будут отсортированы по первому выбранному столбцу - по возрастанию. Одинаковые данные будут упорядочены по второму выбранному столбцу;
3. сохранить запрос.

Если нужно скрыть поле, следует убрать флажок из ячейки Вывод на экран:.