ЭЛЕКТРОННОЕ УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

Microsoft Access 2000

Выбрать Тему...
Тема 2. Изменение базы данных
>>Сортировка и фильтрация данных

Сортировка упорядочивает данные по содержимому определенных полей. Данные можно сортировать по алфавиту, числовым значениям, датам и другим параметрам. Записи сортируются либо в порядке возрастания (А-Я), либо в порядке убывания (Я-А).

Фильтрация осуществляет отбор данных, которые удовлетворяют определенным условиям, что позволяет ограничить диапазон просмотра записей. Совокупность условий отбора называется фильтром. С помощью фильтра можно, например, обеспечить вывод на экран только тех значений, которые были занесены в определенный день.

Сортировка и фильтрация могут выполняться как в режиме "Формы", так и в режиме "Таблицы", но в режиме "Таблица" результаты более очевидны.

Для задания сортировки записей по заданному полю следует:
  1. щелкнуть на пункте Формы на панели объектов;
  2. щелкнуть дважды на нужной форме;
  3. выбрать Режим таблицы в меню Вид;
    • выделить столбец, по которому следует задать сортировку;
    • щелкнуть на кнопке Сортировка по возрастанию или на кнопке Сортировка по убыванию на панели инструментов *Режим формы - все записи будут упорядочены по выбранному полю по алфавиту в порядке возрастания или убывания;

    или

  4. выбрать Режим формы в меню Вид;
    ­ щелкнуть в поле, по которому нужно отсортировать данные;
    ­ щелкнуть на кнопке Сортировка по возрастанию или на кнопке Сортировка по убыванию на панели инструментов *Режим формы - все записи будут упорядочены по выбранному полю по алфавиту в порядке возрастания или убывания.
Функция Фильтр по выделенному (полю) извлекает из таблицы и выдает на экран только те записи, которые содержат выделенное значение. Для задания фильтра следует использовать следующие кнопки:

Для задания фильтра по выделенному полю следует:
  1. открыть нужную форму в режиме "Таблицы";
  2. выделить в ячейке столбца нужное значение;
  3. щелкнуть на кнопке 'Фильтр по выделенному' на панели инструментов.

На экране отобразятся записи, удовлетворяющие заданному условию. На панели перехода появится слово "Фильтр", указывающее, что записи отфильтрованы. Кнопка 'Применение фильтра' на панели инструментов превращается в кнопку 'Удалить фильтр'.

С помощью функции 'Изменить фильтр' можно задать фильтр, используя списки возможных значений полей.

Для изменения фильтра следует:
  1. щелкнуть на кнопке 'Изменить фильтр' на панели инструментов - отображение таблицы будет сведено к одной строке, содержащей названия полей.
  2. щелкнуть на имени столбца, для которого нужно провести изменение фильтра - в выбранном поле появится стрелка выбора;
  3. выбрать элемент и щелкнуть на кнопке 'Применить фильтр'.

В результате фильтрации на экране отобразятся только те записи, которые удовлетворяют заданному условию.

Для удаления фильтра следует:
  • щелкнуть на кнопке 'Удалить фильтр'.

На экране в режиме "Таблицы" снова отобразятся все записи.

Для создания сложных фильтров следует:
  1. щелкнуть на пункте Формы на панели Объектов в окне базы данных;
  2. выбрать форму в списке Форм;
  3. щелкнуть на кнопке 'Изменить фильтр' на панели инструментов *Режим формы - появится диалоговое окно 'Фильтр', с активной вкладкой Найти, панель инструментов базы данных замениться на панель инструментов *Фильтр/сортировка;
  4. задать значение фильтра на первом шаге, для этого:
    • щелкнуть в поле, для которого нужно задать фильтр, затем на стрелке, чтобы развернуть список и выделить значение фильтра;
    • выбрать Расширенный фильтр... в меню Фильтр - появится диалоговое окно 'Фильтр', в котором отобразится заданное значение фильтра;
  5. задать значение фильтра на втором шаге, для этого:
    • перейти в пустую ячейку в строке Поле: в таблице критерия, щелкнуть на стрелке и в открывшемся списке выбрать название поля;
    • щелкнуть в ячейке Сортировка: выбранного столбца, развернуть список и выбрать По убыванию или По возрастанию;
    • ввести выражение в ячейку Условие отбора: в выбранный столбец и нажать Enter;
  6. щелкнуть на кнопке 'Применение фильтра' - на экране отобразятся данные, удовлетворяющие введенным условиям отбора;
  7. Закрыть форму.

вверх