ЭЛЕКТРОННОЕ УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

Microsoft Excel 2000

Выбрать Тему...
Тема 4. Списки (базы данных) в Excel
>>Организация сортировки и фильтрации

При работе с большими таблицами часто необходимо отображать на экране только определенные значения. В этом случае используют автофильтр.

Чтобы включить режим фильтрации следует:
  1. выделить список или активизировать любую ячейку списка;
  2. выбрать команду Фильтр в меню Данные, а затем Автофильтр;
    Рядом с именем каждого поля появиться кнопка, раскрывающая списки значений.

  3. щелкнуть на кнопке поля, для которого нужно задать фильтр при этом раскроется список значений;
  4. выбрать пункт 'Первые 10' - для отображения первых 10 значений;
  5. выбрать пункт с конкретным значением - для отображения только данных значений;
  6. выбрать пункт '(Условие...)' - откроется диалоговое окно 'Пользовательский автофильтр' для задания более сложной фильтрации, далее следует:
    • развернуть список в верхнем левом поле и выбрать оператор сравнения, в правом поле задать значение, выбрав из списка или введя с клавиатуры;
    • активизировать один из переключателей "И" или "ИЛИ" - для задания двойного условия;
    • задать второе условие и щелкнуть на кнопке 'ОК'.

Для ускорения поиска информации список можно преобразовать, расположив данные в нужном порядке (например, по алфавиту, по возрастанию числовых значений и т.д.). Такое преобразование, состоящее в изменении порядка следования строк в таблице, принято называть сортировкой. Сортировка в Excel осуществляется так же, как и фильтрация, то есть задается диапазон данных, которые нужно упорядочить, а с помощью имен полей определяются критерии (ключи) сортировки.

Чтобы отсортировать список следует:
  1. активизировать любую ячейку списка;
  2. выбрать команду Сортировка... в меню Данные - появится диалоговое окно 'Сортировка диапазона' (Excel может самостоятельно определить размеры и положение списка);
  3. выбрать по какому полю (столбцу) нужно отсортировать список, в поле -Сортировать по-;
  4. установить переключатель, указывающий порядок сортировки:
    по возрастанию     или по убыванию, после чего:
    - выбрать названия столбцов в полях -Затем по- и -В последнюю очередь, по- - если нужно отсортировать данные по двум или трем полям одновременно;
  5. щелкнуть на кнопке 'ОК'.

вверх